Que se sepa, no todo en el universo de la organización inició con Marie Kondo. Hace años que existe el método de las “5S” japonés, un compendio de sabiduría milenaria creado a raíz de las necesidades empresariales que aquejaron al Japón después de la Segunda Guerra Mundial. Lo llaman las “5S”, ya que esas son las iniciales de sus cinco pilares en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina).
Creado en los ’60 por la automotriz japonesa Toyota para mejorar el entorno laboral, éste exitoso método de gestión hoy se replica alrededor del mundo. Especialmente entre PyMES porque pocas personas más eficientes que un japonés, dicen.
Comprende mucho de su filosofía y, si lo trasladas al día a día, te puede ayudar a manejarte en la oficina, en casa y hasta en el cuidado personal. En Para Ti aprovechamos el taller “5S” dictado por Marcelo Nakamura de AACONI (ex becarios de la Japan International Cooperation Agency) para explicarte algunos de sus principios. “Son reglas simples y de sentido común, pero se transforman en hábitos porque todo esto entra por repetición”, explica el consultor.
Seiri (Clasificación). Hacer una primera selección y descarte. Mirá tu alrededor, fijate qué necesitás y que no. A nivel empresa esto ayuda a mejorar la calidad de producción y a reducir la pérdidas de tiempo. Como en Japón, “se elimina aquello que no usaste en el último año“, detalla Nakamura.
Seiton (Orden). Toca ordenar lo que queda de manera lógica, categorizando los objetos y poniendo los de uso frecuente a mano. Con ése estándar clasificás: “Ordenar las cosas para que sean fácilmente ubicables la próxima vez que la necesites. Y, luego de utilizarlas, volver a ponerlas en su lugar”, marca el experto. “Se trata de aplicar una frecuencia de uso. Si uso algo una vez por hora, que esté al alcance de la mano. Una vez por día, cerca. Una vez por semana, en los estantes y luego depósito o bodega y así”.
Se apoya en la técnica “first in, first out” (lo primero que entra es lo primero que sale) para evitar que los productos caduquen. En la office esto te permite estar alerta para que no se entremezclen papeles con vencimiento y en casa para que no caduquen las cosas en la heladera.
“Formá al personal de acuerdo a estándares, identifiquen zonas de trabajo así todos saben dónde está cada cosa. Como en casa, que no solo sea mamá quien siempre sabe dónde están las cosas”. Las 5S habla de favorecer una gestión visual. Si tu escritorio está lleno de papelerío manejate con carpetas transparentes y bien etiquetadas –de ahí el furor por las las japanese style de @muji o @mumiideas- y hacé uso de carteles y notitas para que todos sepan que hacer.
Un “Apagar el aire acondicionado antes de salir” no cuesta mucho. “Los carteles deben ser visibles, claros y de rápido entendimiento”. Cosas que te pueden parecer obvias no lo son para los demás. Reglas claras para que no haya margen para cometer errores.
“Un candado mal puesto en una persiana y una cortina que no abre en un negocio puede traducirse en un día entero sin facturación por falta de comunicación y todo por no tener el cartelito que lo explique bien”.
Seiso (Limpieza). Es hora de eliminar la suciedad. En Japón la limpieza es fundamental y en una empresa, eso facilita la inspección “controlar que las máquinas no tenga desperfectos, no estén rotas o estén desenchufadas“.
¿En casa? Imaginate frente a tu placard y con esa esa blusa que, cada vez que la querés usar, la evitás porque está descosida… Hacé un alto de 10′ y remendala (o donala).
Limpiar y estandarizar te ayuda a prevenir el desorden, accidentes -un piso mojado es sinónimo de patinada y empleado lastimado- y pérdida de tiempo. “Se trata de conseguir que la limpieza sea un hábito y cada uno es debe ser responsable de mantener prolijo su lugar de trabajo. Nada de ‘lo tiro al piso y alguien lo barrerá’. No se trata de limpiar para impresionar a las visitas sino para tener un buen ambiente de trabajo”, describe el asesor de 5S.
Seiketsu (Limpieza estandarizada). Si bien las 5S fueron creadas pensando en el trabajo y para evitar cosas como el gasto por sobreproducción en una automotriz, podés trasladarlo a la oficina o a casa: como cuando comprás dos veces un insumo -una resma de papel o te encontrás con doble compra de salsa de tomate- todo por no tener un “inventario”.
“En Japón se trata de tener todo en la cantidad justa, en el momento indicado y el lugar adecuado. Esto nos da menor necesidad de calcular el stock. Evita compra de insumos innecesarios”, apunta Nakamura. Limpiar y organizar te evita la pérdida de tiempo (¿o cuánto perdiste buscando tus llaves?) y también gasto por movimiento. El tiempo es tirano y el tener todo a mano evita charlas y distracciones de oficina.
Shitsuke (Disciplina). Lleva a la eficiencia. Basado en las 5 S, respetar esto hábitos generan una oficina, una casa, un cuerpo y un espíritu sano. Ahora se trata de mantener todo (como con una dieta o con el gimnasio) y ahí entra en juego la disciplina y el “kaizen”, el concepto japonés de la “mejora continua”. Controlar que las normas se cumplan para no perder la eficacia porque las 5S piensan a largo plazo.
Texto: Paula Ikeda
Fotos: 123RF/Gentileza Mumi Ideas.
