¿Alguna vez te sentiste abrumada por la cantidad de reuniones en tu agenda? Esas largas horas que parecen no tener fin y que, al final del día, te dejan con la sensación de que no fueron tan útiles como esperabas. Las reuniones mal gestionadas no solo afectan nuestro tiempo, sino que también impactan directamente en la productividad, la motivación y el bienestar de todo un equipo.
Lina Zubiria, especialista en transformación digital y RR.HH, lo confirma: “Hace tiempo que las reuniones en las organizaciones han perdido sentido y credibilidad en todos los niveles. Y lo peor de todo es que atentan seriamente contra la productividad de la empresa”.
Si bien sabemos que en la mayoría de las organizaciones es prácticamente imposible eliminar las reuniones por completo, lo importante es encontrar el equilibrio y mejorar su gestión para hacerlas más eficientes.
Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) mostró resultados sorprendentes: las empresas que redujeron las reuniones de su agenda mejoraron su productividad en un 73%, y además, lograron reducir el estrés de sus empleados en un 57%.
Este estudio también sugiere que la cantidad ideal de días para realizar reuniones no debería superar las dos veces por semana. Si bien eliminar las reuniones por completo es un ideal difícil de alcanzar, la clave está en optimizarlas.
Pero, ¿cómo hacerlo? Lina Zubiria plantea tres puntos fundamentales que transforman las reuniones en encuentros productivos y significativos. Estos consejos te permitirán agregar valor a cada reunión y evitar caer en el ciclo de la famosa "reunionitis".
Practicá la indagación activa
El último, pero quizás el más importante de los pilares de una reunión efectiva, es la escucha activa. Es común que, en medio de una reunión, muchas veces estemos tan concentrados en nuestras propias ideas que olvidamos escuchar de manera atenta a los demás. La escucha no solo implica oír lo que alguien dice, sino también entender, procesar y aprender de la información que nos brindan.
La indagación es una herramienta poderosa para mejorar la escucha. Se trata de hacer preguntas para obtener más información y aclarar cualquier duda que tengamos. En palabras de Zubiria: “Con la indagación hablamos para escuchar mejor”.
La indagación no solo ayuda a reducir malentendidos, sino que también facilita la construcción de ideas más sólidas y colaborativas. Preguntar “¿Podrías explicarlo un poco más?” o “¿Qué datos respaldan lo que mencionás?” no solo demuestra interés genuino, sino que también crea un ambiente de aprendizaje mutuo.
Una buena práctica es hacer al menos dos preguntas por cada afirmación que se realice en la reunión. Esto obliga a los participantes a desarrollar sus ideas más a fondo y a asegurarse de que están siendo comprendidos correctamente. Además, este tipo de interacción fomenta la colaboración y hace que todos los presentes se sientan escuchados.
Construyendo reuniones de valor
Si bien las reuniones son una parte inevitable de la vida laboral, no tienen por qué ser una carga. Como nos recuerda Lina Zubiria, “construir espacios de valor e impacto es nuestra responsabilidad”. Al aplicar estas tres claves – definir roles, emitir juicios con datos y practicar la indagación activa – no solo estarás optimizando tus reuniones, sino también mejorando la calidad del trabajo en equipo, la toma de decisiones y el bienestar general de tu entorno laboral.
No se trata de eliminar las reuniones, sino de convertirlas en herramientas que realmente aporten valor y productividad. Así que la próxima vez que sientas que estás atrapada en una reunión sin rumbo, recordá estas claves y ponelas en práctica para hacer la diferencia.
Identificá los roles clave en la reunión
Toda reunión eficaz debe contar con roles bien definidos entre sus participantes. Si observás cualquier reunión, notarás que las personas adoptan naturalmente ciertos roles, y es importante ser conscientes de ello para mejorar la dinámica del encuentro.
De acuerdo con el modelo de David Kantor, en toda interacción surgen cuatro roles principales:
• Movilizador: Es la persona que propone el tema a tratar, da dirección a la conversación y empuja a que se comience con una temática.
• Seguidor: Apoya lo que propone el movilizador, profundizando y desarrollando el tema.
• Opositor: Cuestiona y desafía la propuesta inicial. Aunque pueda parecer conflictivo, su rol es fundamental para mejorar las ideas.
• Observador: Aporta una perspectiva amplia e integral, ayudando a conectar lo que se ha dicho y brindando una visión general.
Prestar atención a los roles y ser conscientes de quién está tomando cada uno de ellos será de gran ayuda para darle más sentido a los encuentros y mejorar su dinámica. Por ejemplo, si notás que en tu reunión nadie está asumiendo el rol de opositor, puede ser útil invitar a que alguien cuestione las ideas expuestas. Esto puede ayudar a identificar puntos ciegos y evitar que se tomen decisiones precipitadas.
Emití juicios con datos
Uno de los grandes problemas en las reuniones es la emisión de juicios sin fundamento. Todos hemos estado en esa situación: alguien da una opinión fuerte, pero no tiene evidencia que respalde lo que está diciendo. Este tipo de juicios no solo generan confusión, sino que también pueden hacer que las reuniones se vuelvan subjetivas y poco productivas.
Para evitar este vicio, Zubiria sugiere aplicar la regla del 1x3: “Por cada juicio que se emita, debe haber tres datos y/o hechos que lo fundamenten. De esta manera, nos garantizamos que el juicio no sea infundado y se convierta en válido”.
Imaginá que en una reunión alguien dice: “Este proyecto no va a funcionar”. Bajo la regla 1x3, esa afirmación debe venir acompañada de al menos tres datos concretos que respalden esa opinión, como estudios de mercado, cifras financieras o experiencias previas. Esto asegura que las opiniones sean más objetivas y basadas en hechos reales, no en percepciones personales.
Además, aprender a identificar los juicios y cómo se fundamentan no solo mejora la dinámica de las reuniones, sino que también fomenta una cultura de comunicación más saludable y constructiva. Al validar los juicios con hechos, aumentamos las posibilidades de encontrar soluciones prácticas y alcanzables.
Fuente: Lina Zubiria, referente en transformación digital, Lic. en RR.HH. y Dra. en Sociología organizacional.
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